有機食品連鎖品牌的張董,經過朋友引薦,找我到公司診斷最近碰到的管理制
度問題。她一直想把公司制度一次訂的清清楚楚的,讓員工有所依據。
看著管理部提供的一堆紙本資料,我轉身問了負責行政的林小姐:
「貴公司都經營這樣不小的規模了,以前沒有訂過相關制度嗎?

沒多久,拿了一台筆電,給我看了裡面數千各個部門管理制度檔案,還辛苦的
搬出六大本裝訂整齊厚厚的制度資料。「這是三年前,我們老闆花了不少錢,
請一家有名的大顧問公司來,花了大半年時間,才幫我們規劃好的制度。」那
後來有用嗎?她苦笑的回答:「怎麼用?

很多經營不錯的中小企業,雖然業績節節上升,手上不缺現金,人員卻流動很
快。也聘了些薪水不低在大公司待過的幕僚,規劃了一堆表單制度。一陣子之
後,經營者卻發現,制度理不清,剪更亂。

興利重於防弊

以前生產導向的製造業,講求規模與效率。不管是死的事情,還是活的人,都
要求標準化。往往先規畫一套完美的制度,強迫要求全員遵守推行。在經營者
的重大宣示下,一個口令一個動作,非照規定走不可。若沒有完整的導入規劃
,搞到最後,往往變天怒人怨,制度也無疾而終。

成長期的中小企業,市場發展容易大幅變動。也需要團隊彈性靈活,因應市場
競爭變化,本就很難有一定的遊戲規則去遵循。規劃合適的制度,就像幫青少
年量身訂作的衣服,要設計合適的版型,而且不要縫得太緊,一定要留下未來
兩到三年成長的伸展空間。

制度規畫的核心觀念在興利,而非防弊。主要以協助組織良性發展為目標,在
管理資訊的協助下,決策行動都能有所依據。團隊能因制度規範,而更能集中
資源與力量去拓展市場,而非綁手綁腳,束縛發展。

制度夠用就好

初創事業,剛開始是人治的階段,「沒制度」是正常的。大家要拼命打天下,
靠的是夢想、企圖心與拚勁,這些無形且寶貴的力量。若在初期就就採用複雜
的管理制度,你的優秀員工很快就會變成一群沒創意死腦筋的笨蛋。

管理制度的內容範圍,依據企業屬性與規模,可大可小,可簡可繁。從企業最
基本的人事薪資、財務會計、營業管理、目標管理等等,再談到組織管理、品
質管理、生產管理與總務行政。隨著規模,再延伸到內部控制、內部稽核、經
營分析、資材管理、研發管理等制度。

企業一旦突破市場的束縛,一飛衝天,進入成長發展期。此時業績蒸蒸日上,
規模增加,老闆無法再以目光所及的力量去管理團隊。就需要明確的管理制度
,來讓員工行止有度。制度要以激勵團隊、穩定組織且營運順暢為主,夠用就
好,不要貪多。

從新芽開始擴大

制度設計要先寬後緊,逐步收斂。重點在讓員工養成好的工作習慣。每天的行
事作為都有依據,成本費用預算能掌握,經營目標才能更能有效達成。初期制
度不要太難太複雜,只要基本的規定、辦法、表單與流程,並輔以「會議」與
「報表」這兩項最基本有效的管理工具,協助企業管住該管的就好。

激勵主管與員工積極參與制度的改革,自己訂出自己要遵守的規矩共識。讓團
隊有成就感,發現自己訂的制度,真的可以幫大家把事情做的更好。之後,自
然會放寬心,安心接受更多的遊戲規則。

揠苗助長的故事,大家在小時候都學過,長大後卻都忘了。瞎搞的制度,不但
勞民傷財,不小心還是造成組織嚴重內傷,影響正常發展。要讓制度像種花草
一樣,讓一些新芽先冒出來,然後慢慢的灌溉它長大。等制度長成一個小小的

基礎,後面要擴大就快了。

顧問提醒:

好制度讓團隊在明確清楚規範下,集中資源與團隊力量,創造企業市場價值。
切記,企業組織是活的,別揠苗助長。

制度規劃原則

1. 興利重於防弊
2. 團隊積極參與
3. 灌溉培養基礎
4. 保留發展彈性


內容連載 04-3

陳其華顧問~連鎖品牌競爭力