連鎖管理總部有效導入資訊系統

「顧問，我們的連鎖店數在這兩三年中增加不少。但員工的流動率變高，也常抱怨事情做不完。每月的管理報表都要拖到20號，庫存資料也不準，害得資金很難管理。」張董苦惱地跟我抱怨。

「這樣看起來，問題應該是出在你家的資訊管理系統上。」我聽完後笑著回答。

「我們公司有買系統呀，也花了不少錢，一直沒有順利。而且承辦的主管，還因為這樣離職了。」張董嘆了一口氣。

連鎖總部應該在店數不多且規模小的時候，就要盡快去導入營運資訊系統。不然，等店數多了後，才發現少了資訊系統的協助，企業老闆會把自己累死外，也無法有效地做好管理工作。

資訊系統的重要

從POS、電子訂貨與內部管理ERP，到近年來的O2O線上線下互相導流、Google搜尋與諸多線上社群，及以客戶為中心的OMO線上線下融合。資訊科技的運用，早已經是連鎖事業經營中的大事。

要有效發展品牌連鎖體系，資訊系統對打造完整的管理體質，是一個很重要的工作。當我們要知道一家店有沒有賺錢？哪些產品的利潤比較高？哪些產品的銷售量比較大？各項費用是否合理？

最近哪些產品賣得比較好？銷售量多少？賺最多毛利？看得出商圈裡的客群比較喜歡哪些商品嗎？還是有什麼產品適合當我的主力產品？如果不靠管理系統，那就是耗費大量時間與人力的低效工作。

無論是直營或者是加盟，如果沒有這些資訊系統的協助，如何提升門市業績與獲利？改善服務品質？如何去輔導品牌加盟店？

若要發展品牌授權加盟，想讓加盟店跟總部成為真正夥伴，跟營收連動的權利金，就是讓雙方建立合夥關係的基本。要定期掌握門市營收狀況，資訊系統更是必要的管理工具。

錯誤的思維

很多老闆會直接去找供應商，問他資訊系統該怎麼用？讓對方提個報價，看需要買哪些軟體硬體？ 腦袋裡面大概就只有POS 收銀機，一台主機跟一套軟體。但對裡面整個系統的運作概念，卻是非常的薄弱。以為花錢就可以消災，找廠商就可以解決。

但如果老闆沒親自下來理解，或是帶動整個組織的資訊化變革。最後，不但不能花錢消災，還搞得天怒人怨、工作混亂或員工離職。

多數的營運資訊系統，一定內含一套原先設定的管理流程跟控制要點，這代表著一系列的表單、關鍵資訊作業流程與。營運的管理控制點，大多圍繞在日期、金額與數字，以及人事時地物等的重要資訊。掌握這些資訊的流動與轉化，跟內含的管理知識體系，就能善用資訊工具，提高管理效率與效益。

階段觀念與流程

在導入系統的時候，提醒一些重點觀念與流程思維：

連鎖發展目標與商業模式

要從整個品牌的發展方向目標，以及商業獲利模式中，看看該完成哪些任務？才知道需要哪些工作流程。同時，也才能判斷需要什麼樣組織架構，哪些專長職能的人才，去完成這樣的工作。

尤其在公司轉型發展時，若連老闆自己都無法清楚說明公司發展的短中長期目標，以及營運獲利模式，你認為資訊廠商與員工會比你更清楚嗎？到底你是老闆，還是員工是老闆？

先把管理工作流程再造

先做工作流程再造，應該是說公司未來的業務發展會怎麼走，如何跟現在的業務銜接，對應的作業流程是什麼？在流程再造的過程，老闆也可重新審視是否組織有疊床架屋的狀況？是否部門或員工的分工不均？

整個工作流程要做分析梳理，把工作的細部拆解清楚，並予以書面化。像拼圖一樣，每個子流程全部拼起來，就是完整的企業工作流程。而這些工作流程再藉由資訊系統的協助，把營運做的更有效率跟效益。

管理流程比對取捨

每套資訊系統都有他預設的商業邏輯與模組工作流程，要先花點時間去深度了解。包括基礎設定、模組設定、子系統的作業流程，以及適用的商業營運方式。

認真點的，就請他這些資料都印出來，在上面跟你公司現有的營運方式與工作流程比對，清楚標注差異、運用方式與需要調整的地方。

調整有兩個方式，一是修改系統來配合現有人工作業，其次是調整人工作業流程來配合系統。在實務上的輔導經驗，如果是簡單修改人工作業就可以解決的，就不要隨便去改系統。

每系統都有他一個核心的 管理邏輯，看似簡單改，很容易帶來系統不穩定的災難。

比較正確的觀念是，企業老闆與主管應該要藉這個機會，重新審視工作流程的合理化，如何能更有效地管理，而不是一味地要求修改系統來配合人工。科技始終來自於人性，但是科技裡面的管理是要讓你提高經營的效率，而不是滿足人類的僵化跟不願意改變的保守態度。

內部管理組織調整

企業的核心競爭力，多數在人才。尤其是現在要因應外部環境的數位化競爭，人才的數位思維與能力更需要培養。這些工作流程跟內容需要什麼樣的組織架構？什麼樣的職位能力與專長？團隊需要用什麼樣的人才？

在系統架構流程、組織營運需求與企業現況盤點，這三者之間的比對，再去找整合的平衡點。

要打下基礎的資訊系統導入，最重要的其實是老闆跟高階主管。最忌諱的是，把資訊導入的工作都分工下去，出了問題就推給員工與廠商。

老闆與高管若沒親自參與，往往碰到很多流程與權責變更，或重大事項需要快速裁決時，就會影響系統導入的效率與效益。

管理決策資訊

我們在連鎖的資訊管理上，都有一套基本的營運資訊管理的管理。包括不同角度的商品銷售分析、營收類別的客源分析，最後到店別、地區別與公司損益表與資產負債表分析。

當然，在不同業種、業態或是商品屬性，在連鎖領域中，服務連鎖、餐飲連鎖與零售連鎖，管理的重點也會不同。

通常顧問會建議連鎖企業老闆，多數系統在開發的時候，就已經內含一套完整的營運資訊管理的Know-How，包括系統設定、關鍵欄位資訊、運算流程與公式。

光是把系統裡的這些東西做好， 幾乎可以滿足80%的營運管理需求。其他，就是把資料資訊匯出，重新在Excel裡整理加工， 配合營運管理需求就夠了。

連鎖品牌事業的經營，資訊系統是一件跑不掉的基本硬工作。想把連鎖事業做大做強，老闆早晚都要面對這項挑戰。早點認命做完，不好嗎？