肉品供貨大盤商的張董,經過朋友引薦,找我到公司診斷最近碰到的管理制度問題。看著管理部提供的零散資料,突然靈光一閃,轉身問了負責行政的林小姐:「貴公司都經營這樣不小的規模了,以前沒有訂過相關制度嗎?

沒多久,她就辛苦的從辦公室鐵櫃裡,搬出三大本裝訂整齊,厚厚的制度資料。
「這是三年前,我們老闆花了不少錢,請一家有名的大顧問公司,來幫我們規劃的制度。那時候還派了三個顧問來,搞了大半年哩。」那後來有用嗎?她苦笑的回答:「怎麼用?

很多中小企業的規模,都是半大不小的,尤其成長型的企業最明顯。業績節節上升,手上不缺現金,人員卻流動很快。老闆自己都已經夠忙了,大家還什麼事都要找老闆。也聘了些在大公司待過,薪水不低的幕僚,規劃了一堆表單制度。一陣子之後,卻發現制度理不清,剪更亂,狀況似乎越來越糟了。

興利重於防弊

以前生產導向的製造業,講求規模與效率。不管是死的事情,還是活的人,都要求標準化。往往先規畫一套完美的制度,強迫要求全員遵守推行。在經營者的重大宣示下,一個口令一個動作,非照規定走不可。搞到最後,天怒人怨,制度也無疾而終。

成長期的中小企業,市場發展容易大幅變動。也需要團隊彈性靈活,以因應市場競爭變化,本就很難有一定的遊戲規則去遵循。規劃制度就像幫青少年量身訂作的衣服,要設計合適的版型,不能縫得太緊,一定要留下快速成長的伸展空間。

企業的制度規畫發展,核心觀念在興利,而非防弊。主要以協助組織良性發展為目標,在管理資訊的協助下,讓決策行動都能有所依據。團隊能因制度規範,而更能集中資源與力量去拓展市場,而非綁手綁腳,束縛發展。管理制度沒有完美的標準,只有階段性的合適。它是手段與方法,絕對不是企業經營的最終目的。

制度夠用就好

初創事業,剛開始是軍政時期、人治的階段,「沒制度」是正常的。大家要拼命打天下,靠的是夢想、企圖心與拚勁,這些無形且寶貴的力量。若在初期就就採用複雜嚴格的管理制度,你的優秀員工很快就會變成一群沒創意死腦筋的笨蛋。

管理制度的內容範圍,依據企業屬性與規模,可大可小,可簡可繁。從小企業最基本的人事薪資、財務會計、營業管理、目標管理等等,再談到組織管理、品質管理、生產管理與總務行政。隨著規模,再延伸到內部控制、內部稽核、經營分析、資材管理、研發管理等制度。

小企業一旦突破市場的束縛,一飛衝天,進入成長發展期。此時業績蒸蒸日上,規模增加,老闆無法再以目光所及的力量去管理團隊。就從軍政時期,轉變為訓政時期,需要明確的管理制度,來讓員工行止有度。此時,制度夠用就好,不要貪多。讓制度隨著公司的成長,慢慢長大就好。制度太細太多,是會限制企業成長力量的。

從新芽開始擴大

制度設計要先寬後緊,逐步收斂。剛開始的重點,在讓員工養成好的工作習慣。每天的行事決策都有基本依據,成本與費用的預算能掌握,經營目標才能更有效達成。初期制度不要太難太複雜,只要基本的規定、辦法、表單與流程,並輔以「會議」與「報表」這兩項最基本卻最有效的管理工具,協助企業管住該管的事情就好。

經營者與顧問的角色在引導,而非要求。了解營業與市場發展的人,一定要要全力參與投入,制度才不會變成限制組織發展的怪獸。激勵員工積極參與制度的改革,自己訂出自己要遵守的規矩。讓團隊有成就感,發現自己訂的制度,真的可以幫大家把事情做的更好。之後,自然會放寬心,接受更多的遊戲規則。

揠苗助長的下場,大家在小時候都學過,長大後卻都忘了。瞎搞的龐大複雜制度,不但勞民傷財,不小心還會造成組織嚴重內傷,影響正常發展。

要讓制度像種花草一樣,讓一些新芽先冒出來,然後慢慢的灌溉它長大。等制度長成一個小小的基礎,後面要擴大就快了。



卓群顧問有限公司   

統編 65379603                   │    新北市板橋區四川路2段239號5樓之1  
Cell:+886 933925290     │    Email: raychen9@gmail.com