「都兩個小時了,還沒開完,怎麼那麼多話?」「拜託!這問題兩個月前就討論過了,怎麼又拿出來扯?反正還不是一樣沒結果。」會議中,小王邊轉著手上的原子筆,心裡一邊嘀咕著。


小王在桃園一家健康俱樂部當教練主管,今天剛好開一個總經理主持的週會議。小王跟我抱怨,每次總經理開會都要開個大半天,還曾經破過紀錄,前後超過六個小時,想不打瞌睡都很難。


 


會議的通病


俱樂部是一個講求團隊合作的行業,為了要有效溝通觀念、討論問題、會員服務經驗分享以及檢討並推展工作進度等,平日要開的會議還真的給他多。有教練會議、週會議、經營管理月會、業務會議、行銷會議、專案協調會、課程研發委員會等,夠多吧?


任何工作環境中,開會是一件常見的事情。要開個好會議其實不難,不過就是怪,大家老是開不好。而通常會議的品質狀況還挺糟的,不但常沒達到預計的會議效果,反而引發很多其他會議問題。舉例來說,常見的問題有:議題焦點模糊、是開會還是在聊天?會前未充分溝通、爭執對立且浪費時間、不易共識、有人主導發言權、一言堂、會議時間太長、缺乏參與感、你說你的我想()我的、成效不彰等等。


 


開個成功的會議


什麼叫做成功的會議?就是要運用最短的時間,去要達成預計會議目的,並使所有與會者滿意。講白話點就是,我們都是有不同的想法跟各自工作職責的人,要在有限的資源裡跟時間裡,快速有效的凝聚共識,共同去解決俱樂部經營過程中面臨的問題。我說的簡單,不過如果您沒好好學習如何開會,實際作起來可不容易。


要開個成功會議有幾個重點要素:


1、明確會議目標:


會議目標要事先寫在會議議程中,主席在會議一開始就應該先說明本次會議目標。目標可以儘量以數字、時間、日期等量化目標來定義,會議中才能聚焦討論。如果今天是要討論會員體適能服務,就別把太多的業務議題插進來,免得節外生枝。


2擬妥會議議程:


會議議程要先擬好,並事先發給相關與會人員,讓大家能提早準備。不然到時大家會只是帶著一個本子一隻筆到場,你問他:不用帶其他的?他會偏頭想一秒,回答您:腦袋帶了,其他看看再說!


3謹慎挑選與會人員:


一般開會時,常常喜歡把跟會議議題沾到邊的人通通找來。事實上開會人數應該越少越好,只找有直接正相關的人來參加就夠了。每個會議的成本其實挺高,換算公式大概是:會議成本=時薪×人數×會議時間。


如果你把業務、環保人員全找來開一個健身部的教練會議,還開個一整天,那您家老闆可是會虧大的。更何況,俱樂部這種行業還有輪值當班問題,開會太久容易造成民怨的。


4掌握開會時間:


            會議成本既然如上述那麼高,當然要速戰速決。只要充分討論、有效達到預計的會議目的,當然要準時開始,準時結束。如果能夠開的短,又少開,那就更是有效管理,功德無量囉。


切記!開會只是一種方法跟手段,開會的真正原因是在解決問題的。


5控制開會流程:


            一個會議的靈魂人物就是會議主席,他在會議中要能營造和諧的氣氛,引導並且鼓勵發言。不但要保持中立態度,並且要去減少與議題無關的爭辯與討論,這樣主席才能讓會議流程,照議程的規劃進度,平穩且有節奏的完成。


6做成結論:


    主席不但要讓大家充分討論發表意見,還要尊重少數人的意見,避免會中一面倒的情況。碰到發言內容語意不清,要協助釐清想法,引導發言者深入解釋,並正確總結討論內容,彙總結論。


7後續行動確認


會議結果一定要有會議記錄,用來確認會議結果的後續行動方案有哪些。一般簡單的會議記錄格式基本有:召集人/記錄/主席、出席人員/簽名、討論內容、決議事項、待辦事項/負責人/確認者/期限、相關資訊等。這點千萬別馬虎,不然辛苦開的會議就功虧一匱了。


 


溝通是很專業的一門課,團體溝通更是一門高階課程,不過光看我的文章不會成為會議高手,要記得把這些觀念拿出來常用。提醒您,未來想在俱樂部領域當個好主管,「開會」這門課可千萬別被當了。