「協理,報表真的很多耶,又不好用!」「光是做報表,我的事情都不要做了。」前兩天,好朋友跟我說她們公司優秀的櫃檯美眉Kiki跟她發了牢騷,碎碎念了好久。看他一臉哀怨的表情,我朋友答應會研究看看,幫她整合內部表單,看是不是能讓她好命點。可是…..問題怎變成要我回答? 暈倒!


 


行政管理基本動作


看過很多家俱樂部的行政管理問題:「帳對不起來」、「現金收那麼多,怎會沒賺錢?」、「我都入會多久了,會員卡還沒給我」。


其實基本的行政作業管理觀念很簡單,這邊先提出三個供大家參考


一、帳跟錢要對得起來。


這問題看起來沒什麼,可是在俱樂部要做到這樣有時不太容易,通常大都因錢跟帳進來的時間點不同,例如今天入會五個,明天刷卡的錢入一筆帳,你怎知哪一筆錢是哪一個會員的?其次,還有預收沖帳問題。美容上個月預收會員三萬元,到目前已經來做了三次療程,還消費了3000元產品。前台處理的人如果不寫清楚沖帳明細,後台的人哪知道要沖哪個會員的哪天消費的哪筆帳


第二、不要做重複的工作。


櫃台收錢要開發票,出日報表。HR要靠收入明細對到每個業務身上,才能算獎金。會計要收入彙總,才能出損益表;要寫發票明細表,才能報營業稅。


既然都是明細表,幹嘛不統一檔案做一次工,到時資料重新排列抓取就好?


當然大俱樂部應該早就把這觀念做進電腦化了,不過很多一般單點俱樂部還是搞不定。


第三、重要管理欄位資訊要緊抓不放且及時


哪些欄位資料重要?跟收錢有關的重要!入會日、到期日、卡別、繳費日、月繳扣款日等。跟成本有關的,像:療程誰做的?進貨金額與日期、獎金比例等。


這些欄位資訊不但要緊抓不放還要及時,及時的資訊才能提供決策,有效管理。常看到一些會計人員因為帳要對到1分不差,而延誤出報表時間。我個人認為報表要100%正確,這個觀念沒有爭議。但決策時點也很重要,因為時間也是成本


,更是反映對客戶服務的決勝點。如果報表內容誤差不超過3%,通常就可以先在期初出暫估報表。沒100%確定的內容,只要用歷史資料先暫估,並註明資料的假定與估算原則,對管理人員來說,應就綽綽有餘。


 


管理有沒有用?


中午跟這朋友吃飯時,邊告訴她我的觀念與建議作法。他開玩笑說:「你真的很像老師耶,討論事情都還會先把理論結構講清楚。」呵!沒辦法,我這個人比較懶,一次把你教會,我以後可以更閑。更何況你沒聽說過嗎?現在管理的新潮代名詞=教練,不是只叫妳做,還要教妳,更重要的是要跟好朋友一同成長。


「管理」像水一樣,能載舟也能覆舟。做不好,他會增加成本,提高費用。做的好,就能「有限資源最大利用」。ㄧ家俱樂部,真正有價值的常態報表不到十張,管的不好,會發現報表滿天飛,但怎麼抓到的都是沒用的?


很多老闆常說:「業務第一,業務做不到生意,管理有什麼用?」這個觀點我部分同意,但是業績要長期的成長,不也是要靠「業務管理」嗎?更何況看過很多業績做得超好的俱樂部掛掉,而且掛的時候,投資的老闆有時還莫名奇妙


。仔細推敲,原因通常都出在哪裡?對了!就是他們瞧不太起的「管理」兩個字。